Rechnung schreiben: Pflicht und Pflichtangaben
Als gewerblicher Verkäufer musst du Privatkunden keine Rechnung ausstellen; an Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung schreiben (§ 14 Abs. 2 UStG). Stellst du eine Rechnung aus, muss sie die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten; bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung.
Wann du eine Rechnung schreiben musst
- An andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen: innerhalb von sechs Monaten nach dem Verkauf.
- An Privatkunden: Für den Verkauf von Waren gibt es nach dem Umsatzsteuergesetz keine Pflicht. Du darfst aber jederzeit eine Rechnung ausstellen.
- Privatverkäufer, die nicht als Unternehmer handeln, trifft keine Rechnungspflicht.
Was auf eine Rechnung gehört (§ 14 Abs. 4 UStG)
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Käufer
- Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, zum Beispiel Modell und Größe
- Zeitpunkt der Lieferung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Als Kleinunternehmer statt der Steuer: ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Bei Differenzbesteuerung: der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ und keine ausgewiesene Umsatzsteuer (§ 14a Abs. 6 UStG).
Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV)
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 € reichen: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Käufers, Steuernummer und Rechnungsnummer brauchst du dann nicht.
E-Rechnung
- Für Verkäufe an Privatkunden brauchst du keine E-Rechnung.
- Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format verschickt werden, mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG).
Aufbewahrung
Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).
Beispiel
Du verkaufst auf eBay ein Paar Sneaker für 120 € an einen Privatkunden. Eine Rechnung musst du nicht schreiben. Willst du eine ausstellen, reicht eine Kleinbetragsrechnung: dein Name und deine Anschrift, das Datum, „1 Paar Sneaker, Modell und Größe“ und „120,00 € inkl. 19 % USt (19,16 €)“.
Wie Intere hilft
Intere erstellt Rechnungen zu deinen Verkäufen auf eBay, Kaufland, Cardmarket, Whatnot, StockX, Alias und Laced mit deiner Steuerart, als Kleinunternehmer automatisch mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung, und bucht sie in Lexware Office oder sevDesk.
Häufige Fragen
- Muss ich als privater eBay-Verkäufer Rechnungen schreiben?
- Nein. Die Rechnungspflicht aus § 14 UStG gilt für Unternehmer.
- Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
- Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
- Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).